Dit moet hij weten vóór hij aan de slag gaat!
Je hebt besloten dat je voor je tekst een tekstschrijver in gaat schakelen: dan weet je zeker dat je tekst staat als een huis. Tenminste… als de tekst voldoet aan jouw verwachtingen en die van jouw potentiële klanten.
Natuurlijk stelt een goede tekstschrijver jou vragen, zodat hij weet wat jouw verwachtingen zijn en waar de tekst aan moet voldoen. Maar ben jij -net als ik- iemand die liever wat voorwerk doet en dan goed beslagen ten ijs komt? Met onderstaande tips brief jij je tekstschrijver als een pro!
De samenwerking met je tekstschrijver is zo goed als jouw briefing
De briefing is misschien wel de belangrijkste stap in de samenwerking tussen jou en je tekstschrijver. Zonder briefing schrijft je tekstschrijver namelijk maar wat hij denkt dat goed is. En misschien is dat helemaal niet wat jij verwachtte! Dan zit je dus met een tekst waar je niets mee kunt. Zonde van jouw geld en tijd. Om dat soort frustraties en talloze correctierondes te voorkomen, vertel ik je graag wat er minimaal in een goede briefing staat. Dat werkt een stuk prettiger!
Begin bij het begin
Dat klinkt logisch, maar blijkt in de praktijk lastiger dan het klinkt. Dit gaat namelijk over de Waarom-vraag. In dit geval: waarom wil je communiceren? Heb je iets nieuws te vertellen? Wil je werken aan je expertstatus? Wil je je klanten ergens van overtuigen? Wil je nieuwe klanten of medewerkers werven? En nee, je waarom is niet helemaal hetzelfde als je doel. Daar komen we zó op. Een blog publiceer je met een heel andere reden dan een boek. Dus: waarom wil je (nu) communiceren?
Doelgroep
Wie wil je bereiken met je boodschap? Omschrijf jouw doelgroep zo nauwkeurig mogelijk in je briefing.
Laten we er een voorbeeld bij pakken. Stel, je laat een vacaturetekst schrijven. Je doelgroep is dan potentiële medewerkers. Wat weet je van hen? Vraag jezelf af: Hoe ziet mijn ideale kandidaat voor de functie eruit? Waar woont hij? Welke opleiding heeft hij? Hoeveel werkervaring? Is hij op zoek naar een fulltime functie of wil hij liever parttime werken? Wat is zijn motivatie? Hoe ziet hij zijn toekomst voor zich? Hoe wordt hij het liefst aangesproken? Wat is zijn taalniveau?
Het antwoord op al deze vragen geeft je een vrij gedetailleerde omschrijving van je doelgroep.
Het doel van de opdracht
Wat wil je met de tekst bereiken? Wanneer zie jij hem als succesvol? Is dat wanneer je 30 sollicitatiebrieven ontvangt? Of pas wanneer je minimaal twee geschikte kandidaten vindt voor je vacature? Juist, hier gaat het om het meetbaar maken van de resultaten. Deins er niet voor terug cijfers te noemen. Dat maakt jouw doel meetbaar en de opdracht voor je tekstschrijver helder.
De essentie van je boodschap
Wat is je kernboodschap? Waarover moet je tekst gaan? In sommige gevallen is dat heel makkelijk: Lanceer je een nieuw product? Dan wil je natuurlijk vertellen wat dat product is en wat de voordelen zijn. Zoek je een nieuwe medewerker? Dan is de functieomschrijving uiteraard de kernboodschap. Maar bij een blog kan het lastiger zijn om je kernboodschap te formuleren.
Medium
Het lijkt een inkoppertje, maar het is oh zo belangrijk: Waar wordt de tekst gebruikt? Gaat ie op je website, social media of digitale nieuwsbrief of is hij bedoeld voor een brochure? Of is het misschien een tekst voor een radiocommercial? Voor je tekstschrijver is dit belangrijke informatie, want het publiek leest ieder van de genoemde teksten anders. Lange zinnen kunnen prima in een brochure, maar op je website is dat een absolute no-go.
Woorden
Het aantal woorden van een tekst is niet per se het belangrijkste in je briefing, maar toch is het goed om je verwachtingen uit te spreken. Met een tekst van 500 woorden, bijvoorbeeld, kan je tekstschrijver niet de diepte in duiken en een uitgebreid artikel over het onderwerp schrijven. In 2.000 woorden kun je een gedegen en diepgaand artikel over bijvoorbeeld een onderzoek of dienst verwachten.
Soms is het aantal woorden juist wél heel belangrijk: Heb jij ruimte ingekocht in een vakblad, bijvoorbeeld, dan is er een maximale lengte afgesproken. Meer dan dat aantal woorden past dan niet in het format.
Deadline
Voor een prettige samenwerking is het belangrijk om helder te zijn over je deadline. Wanneer verwacht je dat de tekst gereed is? En wat is gereed: een eerste concept of een tekst waarin alle correcties al verwerkt zijn? En hoeveel correctierondes vind jij acceptabel?
Eerste briefing
Werk je voor het eerst met de tekstschrijver in kwestie? Dan is wat extra informatie zeker gewenst! Zie dit maar als je voorstelrondje. Wat zet je in de briefing voor de eerste keer?
- De bedrijfsnaam
- Het merkverhaal van je bedrijf (corporate story)
- Jouw kernwaarden
- Missie en visie van het bedrijf
- Links naar website en social media accounts
- Jouw naam en contactgegevens
- Alle punten die ook in een ‘normale’ briefing staan
Extra informatie
Je wilt natuurlijk dat de tekstschrijver een tekst aanlevert die past in jouw manier van communiceren. Daarom is het handig om bestaand marketingmateriaal, zoals folders en brochures, aan je tekstschrijver te geven. Hij krijgt dan direct een beeld van jouw tone of voice.
Maakt jouw bedrijf gebruik van een stijlgids? Dan geef je ook die! Dan weet jouw copywriter meteen of jouw klanten met ‘u’ of met ‘je’ aangesproken worden, hoe de namen van afdelingen binnen jouw bedrijf geschreven worden of welke notatie je gebruikt voor het schrijven van cijfers of telefoonnummers.
Heb je nog geen stijlgids? Zet dan dit soort dingen ook in je briefing.
Aan de slag
Volgens mij heb je nu wel de belangrijkste onderdelen in je briefing staan. Wil je zeker weten dat je altijd alle informatie in je briefing hebt staan? Download dan dit handige format. Kwestie van printen en invullen. Dan kan jouw tekstschrijver snel voor je aan de slag!